E-Mail-Komponenten: Aus der Sicht des Benutzers technisch gesehen in Geschäftskorrespondenz

E-Mail, dank einer großen Anzahl vonVorteile im Vergleich zu Papierbuchstaben, ist seit langem eine der wichtigsten Arten der Kommunikation geworden. Wie viele andere technologische Innovationen hat diese Art der Kommunikation jedoch ihre eigenen Regeln. Trotz der Tatsache, dass die Kommunikation über Internet-Mail ein integraler Bestandteil vieler Lebensbereiche geworden ist, werden die meisten Benutzer die Frage, was die Komponenten der E-Mail sind, nicht beantworten können.

Struktur der E-Mail aus der Sicht des Benutzers

Elektronische Nachrichten sind ähnlich undsind sehr verschieden von den alten Briefen der älteren Generation. Aber unabhängig vom Mail-Dienst ist die E-Mail-Struktur immer gleich. Lassen Sie uns die Komponenten der E-Mail auflisten und sie kurz beschreiben:

1. Das Feld "An" Dieses Feld gibt die Adresse des Empfängers an. Wenn mehrere Empfänger vorhanden sind, trennen Sie sie durch ein Semikolon.
2. Das Feld "Betreff des Briefes". In vielen Mail-Diensten wird dies als obligatorisch angesehen. Und es wird für die Benutzer leichter sein, einen Buchstaben zu finden, wenn das Thema darin richtig angezeigt wird.
3. Der Körper des Briefes. Der Hauptteil des Briefes ist der Haupttext.

Versteckte E-Mail-Komponenten

Wir haben uns die sichtbare Struktur des Briefes angeschaut. Zusätzlich zu den mit bloßem Auge sichtbaren Elementen können die folgenden Felder auch den Komponenten der E-Mail zugeordnet werden:

• von wem (dieses Feld wird automatisch ausgefüllt);
• Kopie (zusätzlich zum Hauptadressaten wird eine Kopie des Briefes an jemand anderen geschickt);
• eine versteckte Kopie (falls eine Kopie des Schreibens gesendet werden sollte, ohne den Hauptadressaten darüber zu informieren);
• Anhänge.

E-Mail-Komponenten aus technischer Sicht

Aus technischer Sicht enthält jede E-Mail auch die folgenden Komponenten:

1. Überschriften oder, wie sie auch genannt werden, UmschlägeSMTP-Protokoll Diese Header können Teil des Briefkörpers sein und dürfen nicht darin enthalten sein. Das heißt, es ist möglich, dass der Mail-Server mehr Informationen hat als im Nachrichtentext angegeben. Der Header enthält die Adressen des Absenders, Empfänger und die Adresse des sendenden Knotens.
2. Die Nachricht selbst, die in der Sprache der SMTP-Protokolle Data heißt. Es ist wiederum unterteilt in:

• der Titel des Briefes - in Analogie zur Papierpost enthält er Informationen über die Mailserver, die den Brief passiert haben, und einige andere Informationen;
• der Körper des Briefes ist der Text des Briefes selbst.

Struktur der E-Mail für Geschäftskorrespondenz

Bisher war es eine Frage der Struktur einer E-Mail mitAus technischer Sicht betrachten wir nun die Elemente einer wohlgeformten elektronischen Nachricht für die Geschäftskorrespondenz, denn jedes sich selbst achtende Unternehmen versucht, allgemein akzeptierten Normen der Kommunikation zu entsprechen.

Obwohl es eine große Anzahl von verschiedenen gibtKlassifikationen von elektronischen Nachrichten werden sie gemäß der Registrierungsstruktur in zwei Gruppen unterteilt. Die erste Gruppe - die Briefe-Mitteilungen, sie werden im Laufe der Arbeit verwendet. Der zweite Punkt sind die Einverständniserklärungen: In den Nachrichten, in denen das Treffen zusammengefasst ist, sind die Fristen für die Durchführung der Arbeiten und andere wichtige Aspekte zur Erläuterung der von den einzelnen Parteien geforderten Maßnahmen angegeben.

Lassen Sie uns die Komponenten jedes E-Mail-Typs einzeln auflisten.

Schreib-Kommunikation

Seine Struktur muss umfassen:

1. Betreff des Briefes In diesem Feld ist es am besten, genau anzugeben, was Sie von der Gastgeberpartei erwarten, z. B. die Besprechungszeit, eine Liste von zu berücksichtigenden Fragen und so weiter.
2. Gruß. Selbst wenn der Brief an mehrere Personen verschickt werden soll, setzt die Ethik der Geschäftskommunikation eine obligatorische Begrüßung der Adressaten voraus.
3. Der Inhalt der Nachricht. Der eigentliche E-Mail-Text, in dem die Anfrage so spezifisch wie möglich ist.
4. Firmensignatur Ein Gegenstand, den viele Menschen vergessen. Eine korrekt zusammengestellte Signaturvorlage enthält den Namen und den Titel des Autors, Kontaktinformationen (Telefonnummer, Links zur Website des Unternehmens, E-Mail usw.). Die Unterschrift kann je nach den von der Organisation angenommenen Regeln und Vorschriften variieren.
5. Felder "An" und "Kopieren". Sie sind zuletzt nicht zufällig aufgelistet - füllen Sie sie an der letzten Stelle aus, schließen Sie die Möglichkeit aus, eine unvollendete oder unbestätigte Nachricht zu senden.

Brief der Vereinbarung

Wie bereits oben erwähnt, ist diese Art von ElektronikNachrichten werden verwendet, um das Meeting zusammenzufassen, einen Aktionsplan auf jeder Seite zu bestimmen und die Fristen für die Ausführung festzulegen. Solche Briefe sind eine Art "Protokoll" von Besprechungen und ermöglichen es Ihnen, die Informationen bequem zu strukturieren. Ein Brief dieser Art ist nach dem Plan gebaut:

1. Gruß. Wenn die Anzahl der Teilnehmer in der Besprechung, deren Ergebnisse in dem Brief zusammengefasst sind, klein war, können Sie alle nach Namen auflisten oder eine generalisierte Art der Begrüßung verwenden.
2. Wiederholen Sie den Zweck des Treffens, dessen Ergebnisse in dem Brief zusammengefasst sind.
3. Liste der Probleme, die während des Meetings besprochen wurden. Für jede Frage werden die vereinbarten Vereinbarungen, Entscheidungen und Ausführungsbedingungen angegeben.
4. Eine Liste von Fragen, die keine dringende Lösung erfordern, aber Sie können sie nicht übersehen.
5. Klärung der Meinung der Tagungsteilnehmer - wird alles berücksichtigt?
6. Von Vorlage signiert.